Skabelon til bestyrelsesreferat

Et bestyrelsesreferat skal kunne læses om et år af en, der ikke var med. Her er en skabelon, I kan kopiere, og fem vaner, der gør referatet brugbart.

Hvad skal et bestyrelsesreferat indeholde?

• Mødet: dato, tidspunkt og sted.
• Deltagerne: hvem var til stede, hvem meldte afbud, og hvem var dirigent og referent.
• Dagsordenen: punkterne i den rækkefølge, de blev behandlet.
• Beslutningerne: hvad der blev besluttet under hvert punkt.
• Opgaverne: hvem gør hvad, og hvornår.
• Afstemninger: resultatet, hvis der blev stemt.
• Næste møde: dato, tid og sted.

Beslutningsreferat eller diskussionsreferat?

Et beslutningsreferat gengiver kun beslutninger og opgaver. Det er kort, hurtigt at skrive og nok for de fleste bestyrelser.

Et diskussionsreferat gengiver også de vigtigste synspunkter. Brug det, når det skal kunne ses bagefter, hvem der mente hvad.

Vælg én form, og hold fast i den. Skifter formen fra møde til møde, bliver referaterne svære at sammenligne.

Skabelonen

BESTYRELSESMØDE – [forening eller organisation]

Dato og tid:   [dato], kl. [start]–[slut]
Sted:          [sted eller online]
Til stede:     [navne]
Afbud:         [navne]
Dirigent:      [navn]
Referent:      [navn]

1. Godkendelse af dagsorden
   Beslutning: [godkendt / ændret: …]

2. Godkendelse af referat fra sidste møde
   Beslutning: [godkendt / bemærkninger: …]

3. [Punktets titel]
   Sagen kort: [én til to sætninger]
   Beslutning: [hvad blev besluttet – eller "ikke afgjort"]
   Afstemning: [for / imod / undlod, hvis der blev stemt]
   Opgave:     [hvad] – [hvem] – [frist]

4. [Næste punkt]
   Sagen kort:
   Beslutning:
   Opgave:

Eventuelt
   [Korte orienteringer]

Næste møde:    [dato, tid og sted]

Underskrifter: [efter jeres vedtægter]

Normalt træffes der ikke beslutninger under eventuelt, fordi punktet ikke har været varslet på dagsordenen.

Fem vaner, der gør referatet brugbart

1. Skriv beslutningen som en hel sætning. ”Rammen på 60.000 kr. fastholdes”, ikke ”rammen blev drøftet”.
2. Sæt navn og frist på hver opgave. En opgave uden navn bliver ikke løst.
3. Skriv ”ikke afgjort”, når noget ikke blev afgjort. Så ved alle, at punktet kommer igen.
4. Send referatet ud inden for få dage. Rettelser er lettest, mens alle kan huske mødet.
5. Godkend det på næste møde. Derfor står det som fast punkt 2 i skabelonen.

Hvad siger reglerne?

Foreninger: Jeres vedtægter bestemmer, om der skal skrives referat, hvem der skriver under, og hvornår det skal sendes ud. Læs dem først.

Aktie- og anpartsselskaber: Selskabsloven § 128 kræver, at der føres protokol over forhandlingerne i selskabets øverste ledelsesorgan, typisk bestyrelsen, og at den underskrives af alle tilstedeværende medlemmer.