Referat af bestyrelsesmøde i andelsboligforeningen
I en andelsboligforening er bestyrelsesreferatet det dokument, en ny bestyrelse, en køber og i værste fald en advokat læser for at finde ud af, hvad der blev besluttet. Her er, hvad det skal indeholde, hvem der må se det, og hvordan I håndterer de punkter, der handler om en enkelt beboer.
Andelsboligforeningsloven kræver ikke referat af bestyrelsesmøder; det bestemmer vedtægterne og forretningsordenen. Men referatet er det dokument, nye bestyrelser, købere, banker og advokater læser, så skriv et beslutningsreferat af hvert møde, hold personsager i et lukket bilag, send det åbne referat til andelshaverne inden for en uge, og gem referaterne permanent.
Derfor betyder referatet mere i en boligforening
- Bestyrelsen skifter. Om tre år sidder der andre mennesker, og de skal kunne se, hvorfor taget blev udskudt, og hvad der blev lovet entreprenøren.
- Beslutninger koster penge for alle. Boligafgift, lån og vedligehold vedrører hver eneste andelshaver, som har ret til at vide, hvad der blev besluttet på deres vegne.
- Salg og bank. Ved salg af en andel og ved låneomlægning bliver der spurgt til beslutninger om økonomi og større arbejder. Referaterne er svaret.
- Tvister. Opstår der uenighed med en beboer eller en leverandør, er referatet ofte det eneste skriftlige spor.
Hvad siger loven?
Andelsboligforeningsloven stiller ikke krav om, hvor ofte bestyrelsen mødes, eller at der skrives referat af bestyrelsesmøder. Da loven blev ændret i 2018 og fik regler om bestyrelsens opgaver og ansvar, blev det foreslået at lovfæste månedlige bestyrelsesmøder med beslutningsreferat. Det blev ikke vedtaget; ministeren henviste til, at det bedst afgøres i den enkelte forening. Reglerne står derfor i jeres vedtægter og forretningsorden, og bruger I ABF’s standardvedtægter, bør I læse afsnittet om bestyrelsen.
Generalforsamlingens referat er en anden sag. Det bruges ved salg, vedtægtsændringer og over for banken, og de fleste vedtægter har faste regler om underskrift og udsendelse. Se Referat af generalforsamling.
Hvad skal med?
Brug vores skabelon til bestyrelsesreferat som grundlag. I en boligforening er der fire typer punkter, der kræver særlig opmærksomhed:
- Vedligehold og byggesager. Skriv, hvilke tilbud der blev set, hvad der blev valgt, beløbet og hvem der har kontakten til håndværkeren.
- Økonomi. Boligafgift, restancer i tal uden navne, budgetafvigelser og beslutninger om lån.
- Overdragelser. At bestyrelsen godkendte en overdragelse af andel nr. X pr. en dato. Pris og navne på køber hører hjemme i overdragelsesaftalen, ikke i referatet.
- Henvendelser fra beboere. Hvad der blev besluttet, og hvem der svarer beboeren. Selve sagen beskrives i så få ord som muligt.
Personsager: åbent eller lukket punkt?
En bestyrelse i en boligforening drøfter jævnligt enkelte beboere: restancer, klager over støj, husdyr uden tilladelse, fremleje. Oplysningerne er personoplysninger, og nogle af dem er følsomme.
Den enkle løsning er at skrive to referater af det samme møde:
- Det åbne referat sendes til alle andelshavere eller lægges på hjemmesiden. Her står personsager som ”Bestyrelsen behandlede en henvendelse om støj og har svaret beboeren.”
- Det lukkede bilag gemmes kun hos bestyrelsen. Her står, hvem det handlede om, og hvad der blev aftalt.
Sådan kan det samme punkt se ud i de to versioner:
ÅBENT REFERAT 5. Henvendelse om støj Beslutning: Bestyrelsen har svaret beboeren og henviser til husordenen. Opgave: Formanden følger op inden næste møde. LUKKET BILAG (kun bestyrelsen og administrator) 5. Henvendelse om støj fra [navn], [adresse] Klagen vedrører [navn], [adresse]. Bestyrelsen har sendt brev den [dato] med henvisning til husordenens punkt 4. Ved gentagelse inddrages administrator.
Optager I mødet til referat, så hold pause i optagelsen under personsager, eller sørg for, at optagelsen slettes, når referatet er skrevet. Læs mere i Må man optage et møde?
Hvem må se referatet?
Jeres vedtægter bestemmer. I de fleste andelsboligforeninger har andelshaverne ret til at se bestyrelsens referater, og i mange foreninger sendes de ud eller lægges på hjemmesiden som fast rutine. Det giver ro: en bestyrelse, der viser, hvad den beslutter, får færre spørgsmål på generalforsamlingen.
Personer uden for foreningen, fx en køber af en andel, får typisk de seneste referater gennem sælger eller administrator. Derfor er det åbne referat uden personsager en god vane.
En rutine, der holder
- Referatet sendes ud inden for en uge. Rettelser er lettest, mens alle husker mødet.
- Det godkendes som punkt 2 på næste møde, og den godkendte version lægges i arkivet.
- Arkivet er ét sted, som hele bestyrelsen og administrator har adgang til, ikke formandens egen mail.
- Referater gemmes permanent. Regnskabsbilag skal gemmes i fem år efter bogføringsloven, men referater er foreningens hukommelse og bør aldrig slettes.
Ejerforeninger og grundejerforeninger
Det samme gælder i ejerforeninger og grundejerforeninger. Forskellen er mest, hvad vedtægterne kræver om underskrift og udsendelse. Ejerforeninger, der følger normalvedtægten, bør læse den igennem for bestemmelserne om referat af bestyrelsesmøder.
Spørgsmål og svar
Har andelshavere ret til at se bestyrelsens referater?
I de fleste foreninger ja, enten efter vedtægterne eller efter fast praksis. Tjek jeres vedtægter. Personsager bør under alle omstændigheder holdes ude af det referat, der sendes ud.
Skal bestyrelsen skrive referat af hvert møde?
Ja. Uden referat findes beslutningen kun i hukommelsen, og den holder ikke til et bestyrelsesskifte eller en tvist. Et kort beslutningsreferat er nok.
Må vi skrive navne på beboere i restance i referatet?
Ikke i det referat, der sendes ud. Skriv beløbet og antallet af restancer, og hold navnene i et lukket bilag hos bestyrelsen og administrator.
Kan vi bruge et AI-referatværktøj i bestyrelsen?
Ja. Sig til deltagerne, at mødet optages, hold pause under personsager, og vælg et værktøj, der sletter lyden og behandler data i EU. Agentis har et bestyrelsesformat, der skriver beslutning, opgave og ”ikke afgjort” pr. punkt.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →