Referat af generalforsamling: skabelon og regler
Referatet af generalforsamlingen er foreningens vigtigste dokument. Det bruges af banken, af nye bestyrelsesmedlemmer og i tvister år efter. Her er, hvad det skal indeholde, og en skabelon, I kan kopiere.
Referatet af en generalforsamling skal vise, at mødet var lovligt indkaldt, hvem der var dirigent og referent, hvert dagsordenspunkt med beslutning og afstemningstal, og hvem der blev valgt. Dirigenten og som regel referenten skriver under, og referatet sendes ud inden for den frist, vedtægterne sætter, ofte to til fire uger. Skabelonen nedenfor kan kopieres.
Hvad skal referatet af generalforsamlingen indeholde?
- Foreningens navn og mødets art: ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, dato og sted.
- Valg af dirigent og referent, og dirigentens konstatering af, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt og beslutningsdygtig.
- Antal fremmødte og antal fuldmagter, når det har betydning for afstemninger.
- Bestyrelsens beretning: at den blev fremlagt, og om den blev godkendt eller taget til efterretning.
- Regnskab og budget: at de blev fremlagt, og om de blev godkendt. Skriv tallene for kontingent eller boligafgift, hvis de blev ændret.
- Indkomne forslag: hvert forslag, hvem der stillede det, og afstemningens resultat med antal stemmer for, imod og hverken for eller imod.
- Valg: hvem der blev valgt til bestyrelse, suppleanter og revisor, og for hvor lang en periode.
- Eventuelt: korte orienteringer. Der træffes ikke beslutninger under eventuelt.
- Underskrifter: som regel dirigent og referent, nogle steder også formanden. Jeres vedtægter bestemmer.
Skabelonen
REFERAT AF ORDINÆR GENERALFORSAMLING
[Foreningens navn]
Dato og sted: [dato], kl. [tid], [sted]
Fremmødte: [antal] medlemmer, heraf [antal] ved fuldmagt
Referent: [navn]
1. Valg af dirigent
[Navn] blev valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen
var lovligt indkaldt efter vedtægternes § [x] og beslutningsdygtig.
2. Valg af referent
[Navn] blev valgt.
3. Bestyrelsens beretning
Formanden fremlagde beretningen. [Kort resumé på 2–4 linjer.]
Beretningen blev [godkendt / taget til efterretning].
4. Regnskab
Kassereren fremlagde årsregnskabet for [år].
Beslutning: Regnskabet blev godkendt [enstemmigt / med x stemmer for, y imod].
5. Budget og kontingent
Beslutning: Budgettet for [år] blev godkendt. Kontingentet
[fastholdes på / ændres til] [beløb] kr. pr. [år/måned].
6. Indkomne forslag
6.1 [Forslagets titel] – stillet af [navn]
Forslaget: [én til to sætninger]
Afstemning: [for / imod / hverken for eller imod]
Beslutning: [vedtaget / forkastet]
7. Valg til bestyrelsen
På valg var [navne].
Valgt blev: [navn] (for [x] år), [navn] (for [x] år)
Suppleanter: [navne]
Revisor: [navn]
8. Eventuelt
[Korte orienteringer – ingen beslutninger]
Generalforsamlingen sluttede kl. [tid].
________________________ ________________________
Dirigent [navn] Referent [navn]
Hvem skriver under?
Læs jeres vedtægter. I de fleste foreninger skriver dirigenten under, fordi dirigenten står inde for, at referatet gengiver mødet rigtigt. Ofte skriver referenten også under, og i nogle vedtægter formanden.
I andelsboligforeninger og ejerforeninger bruges referatet over for banker og advokater ved salg og ved vedtægtsændringer. Her er underskrifterne ikke en formalitet, så sørg for, at de er på plads, før referatet lægges i arkivet.
Hvornår skal referatet ud?
Mange vedtægter sætter en frist, typisk to til fire uger efter generalforsamlingen. Står der ingen frist, så send det, mens alle stadig kan huske mødet. Jo længere tid der går, desto sværere bliver det at rette en fejl.
Godkendelse: sådan gør de fleste
Et referat af en generalforsamling godkendes ikke af en ny generalforsamling. I praksis sker det sådan:
- Referenten sender udkastet til dirigenten inden for få dage.
- Dirigenten retter og godkender med sin underskrift. Dirigenten står inde for, at referatet gengiver mødet rigtigt.
- Bestyrelsen får udkastet samtidig, og i mange foreninger gælder det som godkendt, hvis ingen gør indsigelse inden for en uge.
- Referatet sendes til medlemmerne og lægges i foreningens arkiv sammen med indkaldelse, regnskab og bilag.
Ekstraordinær og stiftende generalforsamling
En ekstraordinær generalforsamling behandler kun de punkter, der stod i indkaldelsen. Referatet er kortere, men skal stadig vise, at den var lovligt indkaldt, hvem der var dirigent, og afstemningstallene på hvert forslag. Skriv også, hvem der bad om den, hvis det var et mindretal af medlemmerne efter vedtægterne.
En stiftende generalforsamling er den første. Her skal referatet som minimum vise, at vedtægterne blev vedtaget, hvem der blev valgt til bestyrelse og revisor, og hvad kontingentet er. Banken og CVR-registreringen kræver typisk netop dette referat med underskrifter, så gem det omhyggeligt.
Handlingslisten efter generalforsamlingen
Referatet dokumenterer. Handlingslisten sørger for, at der sker noget. Lav den på bestyrelsens første møde efter generalforsamlingen:
- Hvert vedtaget forslag med en ansvarlig og en frist.
- Bestyrelsens konstituering: formand, kasserer, sekretær, og hvem der har adgang til bank og administrator.
- Opdatering af CVR, bank og administrator med de nye navne, hvis bestyrelsen skiftede.
Beslutningsreferat eller fuldt referat?
De fleste foreninger skriver et beslutningsreferat: forslag, afstemning, resultat. Debatten gengives ikke, bortset fra det, et medlem udtrykkeligt beder om at få ført til referat.
Vælg det fulde referat, hvis emnet er konfliktfyldt, eller hvis beslutningen kan blive anfægtet. Så er det godt at kunne vise bagefter, hvilke argumenter der lå til grund.
Kan generalforsamlingen optages?
Ja, hvis I siger det højt ved mødets start, og dirigenten tager det med i sin indledning. Så kan referenten skrive referatet efter optagelsen i stedet for at skulle nå det hele undervejs. Læs reglerne i Må man optage et møde?
Et referatværktøj kan skrive et udkast efter optagelsen, men på en generalforsamling skal I selv tjekke afstemningstallene og navnene på de valgte. Det er de to ting, der oftest høres forkert, og de to ting, der betyder mest.
Spørgsmål og svar
Skal referatet af generalforsamlingen godkendes?
Normalt ikke af en ny generalforsamling. Dirigenten godkender det med sin underskrift. Nogle vedtægter giver medlemmerne en frist til at gøre indsigelse, efter referatet er sendt ud.
Hvad gør vi, hvis et medlem er uenig i referatet?
Medlemmet skriver til bestyrelsen og dirigenten. Er der tale om en fejl, rettes referatet, og rettelsen sendes ud. Er der tale om en uenighed om, hvad der blev besluttet, kan den tages op på næste generalforsamling.
Skal referatet lægges på hjemmesiden?
Det bestemmer I selv, medmindre vedtægterne siger noget. Husk, at referatet indeholder navne. Skal det ligge offentligt, så overvej at fjerne personsager og udskifte navne på menige medlemmer med ”et medlem”.
Hvor længe skal referater af generalforsamlinger gemmes?
Så længe foreningen findes. De er grundlaget for vedtægter, valg og økonomiske beslutninger. Regnskabsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i fem år, men referater bør gemmes permanent.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →