Stiftende generalforsamling: dagsorden, referat og skabelon
Den stiftende generalforsamling er foreningens første møde. Her vedtager I vedtægterne og vælger den første bestyrelse. Referatet fra mødet skal I bruge igen og igen: i banken, hos kommunen og den dag, nogen spørger, hvordan det hele begyndte.
På en stiftende generalforsamling vedtager I vedtægterne, vælger bestyrelse og revisor og fastsætter kontingentet. Der er ingen lov om foreninger i Danmark, så der er heller intet lovkrav om, hvor mange der skal være med. Vil I have tilskud efter folkeoplysningsloven, kræver det mindst fem betalende medlemmer. Referatet skal vise, at vedtægterne blev vedtaget, og hvem der blev valgt, og det skal underskrives, fordi banken typisk beder om det.
Hvad er en stiftende generalforsamling?
Det er det møde, hvor foreningen bliver til. Indtil vedtægterne er vedtaget, er I en gruppe mennesker med en idé. Bagefter er I en forening med et formål, en bestyrelse og regler for, hvordan beslutninger træffes.
Danmark har ingen generel lov om foreninger. Det betyder, at der ikke er noget lovkrav om et bestemt antal stiftere eller en bestemt form på mødet. Kravene kommer andre steder fra:
- Kommunalt tilskud og lokaler: Folkeoplysningsloven § 4, stk. 3, kræver blandt andet, at foreningen har en vedtægt med et formål, en bestyrelse, en demokratisk opbygning og mindst fem betalende medlemmer. Det er kommunen, der afgør, om foreningen kan godkendes.
- Banken: skal efter hvidvaskloven vide, hvem der står bag foreningen, og hvem der må disponere over kontoen. Derfor beder den om vedtægter og referat.
- Andelsboligforeninger har egne regler i andelsboligforeningsloven. Se afsnittet længere nede.
Før mødet
- Skriv et udkast til vedtægter. Brug gerne kommunens standardvedtægter eller en paraplyorganisations skabelon som udgangspunkt. Mange kommuner har en på deres hjemmeside under folkeoplysning.
- Find kandidater til bestyrelse, suppleanter og revisor, så valget ikke går i stå på mødet.
- Foreslå et kontingent. Et lille beløb er nok. Det er betalende medlemmer, der tæller, hvis I vil have tilskud.
- Inviter alle, der er interesserede, og send udkastet til vedtægter med invitationen, så folk kan læse det på forhånd.
- Aftal, hvem der er dirigent og referent. De skal vælges på mødet, men det er godt at have spurgt nogen i forvejen.
Dagsorden til stiftende generalforsamling
DAGSORDEN – STIFTENDE GENERALFORSAMLING [Foreningens navn] [Dato], kl. [tid], [sted] 1. Velkomst og baggrund for foreningen 2. Valg af dirigent 3. Valg af referent 4. Beslutning om at stifte foreningen 5. Gennemgang og vedtagelse af vedtægter 6. Fastsættelse af kontingent 7. Valg af bestyrelse 8. Valg af suppleanter 9. Valg af revisor 10. Eventuelt
Tag vedtægterne paragraf for paragraf, hvis der er ændringsforslag. Stem om hvert ændringsforslag for sig, og stem til sidst om vedtægterne samlet.
Hvad skal vedtægterne indeholde?
Vil I søge kommunalt tilskud eller låne lokaler, ser kommunen typisk efter disse punkter. Kravene står i folkeoplysningsloven og den tilhørende bekendtgørelse, men det er jeres kommune, der godkender, så spørg den, hvis I er i tvivl.
- Navn, hjemsted (kommune) og formål
- Hvem der kan blive medlem, og at foreningen er åben for alle, der går ind for formålet
- Generalforsamlingen: hvornår den holdes, hvordan der indkaldes, og hvordan der stemmes
- Bestyrelsen: antal medlemmer, valgperiode, og hvordan den konstituerer sig
- Regnskabsår, regnskab og revisor
- Tegningsret: hvem der kan forpligte foreningen, fx formand og kasserer i forening
- Hvordan vedtægterne ændres
- Hvad der sker med foreningens midler, hvis den opløses
Hvad skal referatet vise?
Referatet af den stiftende generalforsamling er foreningens fødselsattest. Det skal vise:
- Dato, sted og hvem der var dirigent og referent
- Hvor mange der deltog
- At de fremmødte besluttede at stifte foreningen
- At vedtægterne blev vedtaget, med dato, og om der blev ændret noget i udkastet
- Kontingentets størrelse
- Hvem der blev valgt til bestyrelse, suppleanter og revisor, og for hvor lang tid
Vedtag vedtægterne med dato, og læg den endelige udgave som bilag til referatet. Så er der aldrig tvivl om, hvilken version der blev vedtaget.
REFERAT AF STIFTENDE GENERALFORSAMLING [Foreningens navn] Dato og sted: [dato], kl. [tid], [sted] Fremmødte: [antal] personer Dirigent: [navn] Referent: [navn] 1. Velkomst [Navn] bød velkommen og fortalte om baggrunden for foreningen. 2. Valg af dirigent [Navn] blev valgt. 3. Valg af referent [Navn] blev valgt. 4. Stiftelse De fremmødte besluttede enstemmigt at stifte [foreningens navn]. 5. Vedtægter Udkastet til vedtægter blev gennemgået. Ændringer: [ingen / § x blev ændret til ...] Beslutning: Vedtægterne blev vedtaget [enstemmigt / med x stemmer for og y imod]. De vedtagne vedtægter er bilag til referatet. 6. Kontingent Beslutning: Kontingentet er [beløb] kr. pr. [år/måned]. 7. Valg til bestyrelsen Valgt blev: [navn], [navn], [navn] (for [x] år) Bestyrelsen konstituerer sig selv på sit første møde. 8. Suppleanter Valgt blev: [navn], [navn] 9. Revisor Valgt blev: [navn] 10. Eventuelt [Korte orienteringer – ingen beslutninger] Generalforsamlingen sluttede kl. [tid]. ________________________ ________________________ Dirigent [navn] Referent [navn] Bestyrelsen: ________________ ________________ ________________
Lad dirigenten og hele den nye bestyrelse skrive under. Banker beder typisk om et referat, der er underskrevet af dirigenten eller af dem, der kan tegne foreningen, og med alle underskrifter er I dækket ind.
Efter mødet: CVR, bank og første bestyrelsesmøde
CVR-nummer. En frivillig forening skal ikke have et CVR-nummer. Det skal den, hvis den modtager eller vil søge tilskud fra kommunen eller en anden offentlig myndighed, for så skal den også have en NemKonto. Registreringen sker på virk.dk og er gratis. For en frivillig forening oplyser I navn, adresse og e-mail, og registreringen skal fornyes hvert tredje år. Har foreningen skattepligt eller momspligt, gælder andre regler: så skal vedtægter, bestyrelsesliste og referat vedlægges.
Bankkonto. Bankerne har hver deres liste, men de beder typisk om:
- Vedtægterne, hvor det fremgår, hvem der kan tegne foreningen
- Referatet af den stiftende generalforsamling med underskrifter
- En liste over bestyrelsen
- Legitimation fra bestyrelsesmedlemmerne eller dem, der skal kunne disponere over kontoen
- Eventuelt et udskrift fra CVR
Ring til banken, før I går derind, og spørg, hvad netop den skal bruge. Det sparer en tur.
Første bestyrelsesmøde. Bestyrelsen fordeler posterne: formand, kasserer og de andre opgaver. Læs, hvordan I gør, i Konstituerende bestyrelsesmøde, og overvej at vedtage en forretningsorden på samme møde.
Stiftelse af en andelsboligforening
En andelsboligforening, der vil købe den ejendom, medlemmerne bor i, har særlige regler. Efter andelsboligforeningsloven § 2 kan foreningen kun købe en udlejningsejendom, hvis mindst 60 procent af lejerne i lejlighederne er medlemmer, når købet sker. Der er også regler om tilbudspligt og finansiering. Få hjælp fra en advokat eller jeres interesseorganisation, før I stifter foreningen, og brug referatskabelonen her til selve mødet.
Kan mødet optages?
Ja, hvis I siger det ved mødets start, så alle ved det. Så kan referenten deltage i mødet i stedet for at skrive hvert ord ned. Læs reglerne i Må man optage et møde? Tjek selv navnene på de valgte og afstemningstallene, før referatet underskrives. Det er dem, banken og kommunen ser efter.
Spørgsmål og svar
Hvor mange skal man være for at stifte en forening?
Der er ingen lov, der kræver et bestemt antal. Vil I have tilskud eller lokaler efter folkeoplysningsloven, kræver det mindst fem betalende medlemmer. Mange kommuners standardvedtægter anbefaler mindst tre i bestyrelsen.
Skal en ny forening have et CVR-nummer?
Ikke nødvendigvis. En frivillig forening skal kun have CVR-nummer, hvis den vil søge eller modtager offentligt tilskud, eller hvis den har skatte- eller momspligt. Registreringen sker på virk.dk og er gratis.
Hvem skriver under på referatet af den stiftende generalforsamling?
Som minimum dirigenten. Lad også referenten og hele den nye bestyrelse skrive under, fordi banken typisk beder om et referat, der er underskrevet af dirigenten eller af dem, der kan tegne foreningen.
Kan man holde en stiftende generalforsamling online?
Der er ingen lov, der forbyder det. Sørg for, at alle kan se vedtægterne og stemme, og at referatet bliver underskrevet bagefter. Spørg banken, om den godtager digitale underskrifter.
Skriv referatet, mens I holder mødet
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →