Konstituerende bestyrelsesmøde: dagsorden, referat og skabelon
Efter et valg skal bestyrelsen fordele posterne: formand, kasserer, sekretær og de andre opgaver. Det sker på det konstituerende møde. Her er, hvem der vælger hvad i de forskellige typer bestyrelser, en dagsorden og en skabelon til referatet.
På det konstituerende møde fordeler bestyrelsen posterne mellem sig, typisk næstformand, kasserer og sekretær, og nogle steder også formanden. Om det er bestyrelsen eller generalforsamlingen, der vælger formanden, står i vedtægterne. Referatet skal vise, hvem der har hvilken post, og hvem der kan tegne foreningen og bruge bankkontoen. Menighedsråd konstituerer sig hvert år, og i 2026 skal det konstituerende møde holdes senest 28. november.
Hvad betyder det, at bestyrelsen konstituerer sig?
At konstituere sig betyder, at bestyrelsen selv fordeler posterne mellem de valgte medlemmer. Generalforsamlingen vælger, hvem der skal sidde i bestyrelsen. Bestyrelsen beslutter, hvem der gør hvad.
Mødet holdes kort efter valget, så foreningen ikke står uden formand eller kasserer. Det er ofte et kort møde, men referatet er vigtigt: det er det, banken, administratoren og medlemmerne ser efter, når de skal vide, hvem der må hvad.
Hvem vælger formanden?
Det afhænger af typen af bestyrelse og af jeres vedtægter:
- Frivillige foreninger: Vedtægterne bestemmer. Der er tre almindelige modeller: generalforsamlingen vælger alle poster, generalforsamlingen vælger formanden og bestyrelsen resten, eller bestyrelsen konstituerer sig helt selv. Mange kommuners standardvedtægter anbefaler den sidste.
- Andelsboligforeninger: Efter ABF's standardvedtægter vælger generalforsamlingen forpersonen for to år ad gangen (§ 26, stk. 2), og bestyrelsen konstituerer sig derefter med næstforperson, sekretær og eventuelt kasserer (§ 26, stk. 6). Har I egne vedtægter, er det dem, der gælder.
- Afdelingsbestyrelser i almene boliger: Det afdelingsmøde, der vælger bestyrelsen, beslutter også, om det er afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen, der vælger formanden (normalvedtægten, bilag 1, § 15, stk. 6).
- Menighedsråd: Rådet vælger selv formand og næstformand ved hemmelig afstemning. Se afsnittet om menighedsråd nedenfor.
Dagsorden til det konstituerende møde
DAGSORDEN – KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE [Foreningens navn] [Dato], kl. [tid], [sted] 1. Valg af formand (hvis bestyrelsen selv vælger formanden) 2. Valg af næstformand 3. Valg af kasserer 4. Valg af sekretær / referent 5. Tegningsret og adgang til bankkonto 6. Øvrige ansvarsområder (fx udlejning, hjemmeside, medlemmer, vedligehold, kontakt til administrator) 7. Forretningsorden: vedtagelse eller gennemgang 8. Mødeplan for det kommende år 9. Opgaver efter mødet: CVR, bank, administrator, hjemmeside 10. Eventuelt
Hvad skal referatet vise?
- Hvem der har hvilken post, med fulde navne.
- Hvem der kan tegne foreningen, altså forpligte den udadtil, og hvem der har adgang til bankkontoen. Følg tegningsreglen i vedtægterne.
- Ansvarsområder for de medlemmer, der ikke har en fast post.
- Mødeplanen, så alle kan sætte datoerne i kalenderen.
- Opgaverne efter mødet med navn og frist: hvem der opdaterer CVR, banken, administratoren og hjemmesiden.
REFERAT AF KONSTITUERENDE BESTYRELSESMØDE
[Foreningens navn]
Dato og sted: [dato], kl. [tid], [sted]
Til stede: [navne]
Afbud: [navne]
Referent: [navn]
1. Konstituering
Formand: [navn] (valgt af [generalforsamlingen / bestyrelsen])
Næstformand: [navn]
Kasserer: [navn]
Sekretær: [navn]
Øvrige: [navn] – [ansvarsområde]
[navn] – [ansvarsområde]
2. Tegningsret og bank
Foreningen tegnes efter vedtægternes § [x] af [formand og kasserer
i forening]. [Navn] og [navn] får adgang til netbank.
[Navn] fratræder som disponent.
3. Forretningsorden
Beslutning: Forretningsordenen af [dato] blev [vedtaget /
genbekræftet uden ændringer / ændret i § x].
4. Mødeplan
[datoer]
5. Opgaver
[Navn] opdaterer bestyrelsen i CVR – frist [dato]
[Navn] giver banken besked om ny tegningsret – frist [dato]
[Navn] orienterer administrator / ejendomskontor – frist [dato]
[Navn] opdaterer hjemmesiden – frist [dato]
6. Eventuelt
Referatet godkendes af bestyrelsen [på næste møde / pr. mail].
Menighedsråd: konstituering i november 2026
Menighedsråd konstituerer sig hvert år, ikke kun efter et valg. I 2026 har kun råd med toårig valgperiode haft valg, men alle råd skal konstituere sig. Ministeriets tidsplan for 2026:
- Senest 28. november 2026: det konstituerende møde.
- 1. søndag i advent, 29. november 2026: den nye funktionsperiode begynder.
Det skal I vide om mødet efter lov om menighedsråd (lovbekendtgørelse nr. 675 af 13. juli 2026):
- Efter et valg indkaldes mødet af det først valgte medlem (§ 6), og nye medlemmer afgiver en erklæring (§ 7).
- Rådet vælger mellem to modeller (§ 7 a): enkeltmandsposter, hvor der vælges formand, næstformand, personaleansvarlig, kirkeværge, kasserer og andre poster hver for sig, eller en minimumsmodel med formand, personaleansvarlig og tegningsberettiget, hvor rådet selv beslutter, hvordan de øvrige opgaver løses.
- Formand og næstformand vælges ved hemmelig afstemning. Vælger rådet enkeltmandsposter, kan formanden ikke samtidig være kirkeværge eller kasserer (§ 9, stk. 3).
- Mødet skal holdes fysisk. Rådet kan beslutte at holde andre møder online eller hybridt, men ikke det konstituerende møde (§ 24, stk. 2).
- Beslutningerne indføres i beslutningsprotokollen og underskrives ved mødets slutning som ved alle andre møder (§ 25).
- Nyt kursus: Fra konstitueringen i november 2026 skal formand, kasserer og personaleansvarlig gennemføre et obligatorisk kursus (§ 11 e).
Den gamle betegnelse "kontaktperson" er afløst af "personaleansvarlig". Læs mere om protokol og referat på siden til menighedsråd.
Efter mødet
Det er de praktiske opgaver efter konstitueringen, der oftest bliver glemt. En ny kasserer, der ikke kan komme ind i netbanken, eller en administrator, der stadig ringer til den gamle formand, koster tid i flere måneder. Sæt navn og frist på hver opgave i referatet, og tjek dem på næste møde.
Har foreningen et CVR-nummer, skal ændringer i bestyrelsen registreres på virk.dk. Banken skal have besked om ny tegningsret, og den skal typisk se referatet.
Spørgsmål og svar
Skal konstitueringen stå i et referat?
Ja. Banken, administratoren og medlemmerne skal kunne se, hvem der har hvilken post, og hvem der kan tegne foreningen. Skriv det i referatet med fulde navne, og lad bestyrelsen godkende det.
Kan bestyrelsen skifte formand i løbet af perioden?
Har bestyrelsen selv valgt formanden, kan den som regel konstituere sig på ny. Er formanden valgt af generalforsamlingen, kan bestyrelsen normalt ikke skifte formanden ud. Se efter i vedtægterne.
Hvad gør vi, hvis to vil være formand?
Så stemmer I. Vedtægterne eller forretningsordenen siger måske, om afstemningen skal være skriftlig, og hvad der sker ved stemmelighed. Står der intet, så aftal det, før I stemmer, og skriv resultatet i referatet.
Kan et menighedsråds konstituerende møde holdes online?
Nej. Efter menighedsrådsloven § 24, stk. 2, kan rådet holde visse møder online eller hybridt, men møder, hvor rådet konstituerer sig, skal holdes fysisk.
Fra konstituering til referat på få minutter
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →