Dagsorden til bestyrelsesmøde: skabelon og faste punkter
En god dagsorden er halvdelen af et godt referat. Når hvert punkt på forhånd er mærket som beslutning, drøftelse eller orientering, ved alle, hvad der skal ud af mødet, og referenten ved, hvad der skal skrives. Her er en skabelon med de faste punkter.
En dagsorden til bestyrelsesmøde har ni faste punkter: godkendelse af dagsorden, godkendelse af sidste referat, opfølgning på opgaver, økonomi, sager til beslutning, sager til drøftelse, orientering, eventuelt og næste møde. Mærk hvert punkt som beslutning, drøftelse eller orientering, sæt tid på, og send dagsorden og bilag ud samtidig med indkaldelsen, typisk en til to uger før. Skabelonen nedenfor kan kopieres.
De faste punkter
- Godkendelse af dagsorden. Er der punkter, der skal tilføjes eller udgå?
- Godkendelse af referat fra sidste møde. Rettelser føres ind, og referatet er herefter endeligt.
- Opfølgning på opgaver. Opgaverne fra sidste referat gennemgås: gjort, ikke gjort, udskudt.
- Økonomi. Status i forhold til budget, restancer, større udgifter på vej.
- Sager til beslutning. Ét punkt pr. sag, med bilag sendt ud på forhånd.
- Sager til drøftelse. Emner, der skal modnes, før de kan besluttes.
- Orientering. Korte meddelelser fra formand, udvalg og administrator.
- Eventuelt. Ingen beslutninger, fordi punktet ikke er varslet.
- Næste møde. Dato, tid og sted, så det står i referatet.
Skabelonen
Mærkningen B, D og O står for beslutning, drøftelse og orientering. Tiden i parentes er vejledende og hjælper mødelederen med at holde mødet.
DAGSORDEN – BESTYRELSESMØDE
[Forening eller organisation]
Dato og tid: [dato], kl. [start]–[slut]
Sted: [sted eller online-link]
Indkaldt af: [navn]
Bilag: [liste over vedhæftede bilag]
1. Godkendelse af dagsorden (B, 5 min.)
2. Godkendelse af referat fra mødet den [dato] (B, 5 min.)
3. Opfølgning på opgaver fra sidste møde (O, 10 min.)
- [Opgave] – [hvem] – status
4. Økonomi (O, 10 min.)
- Status i forhold til budget
- Restancer (antal og beløb)
5. [Sag til beslutning] (B, 15 min.)
Indstilling: [hvad foreslås besluttet]
Bilag: [nr.]
6. [Sag til beslutning] (B, 15 min.)
Indstilling:
Bilag:
7. [Sag til drøftelse] (D, 15 min.)
Spørgsmål til drøftelse: [formuleret som et spørgsmål]
8. Orientering (O, 10 min.)
- Formanden
- Udvalg
- Administrator
9. Eventuelt (5 min.)
10. Næste møde
[dato, tid og sted]
B = beslutning · D = drøftelse · O = orientering
Hvornår skal dagsordenen ud?
Jeres vedtægter eller forretningsorden bestemmer fristen for indkaldelse, ofte en til to uger før mødet. Send dagsordenen samtidig med indkaldelsen, og send bilagene samtidig med dagsordenen. Et beslutningspunkt uden bilag ender som et drøftelsespunkt.
Indkaldelsen
Dagsordenen sendes med en kort indkaldelse. Den behøver ikke være lang, men den skal have dato, sted, frist for afbud, bilag og, hvis I optager mødet til referat, en linje om det:
Kære bestyrelse Hermed indkaldes til bestyrelsesmøde torsdag den [dato] kl. [tid] i [sted / online-link]. Dagsorden og bilag er vedhæftet. Punkt 5 og 6 er til beslutning, så læs bilag 1 og 2 inden mødet. Mødet optages til brug for referatet. Optagelsen slettes, når referatet er godkendt. Afbud senest [dato] til [navn]. Venlig hilsen [Formand]
Dagsorden og forretningsorden
Forretningsordenen er bestyrelsens egne regler for, hvordan den arbejder: hvem indkalder, hvor lang tid før, hvad der er faste punkter, hvordan referatet godkendes, og hvad der sker ved stemmelighed. Har I en forretningsorden, skal dagsordenen følge den. Har I ingen, så lad de ni faste punkter ovenfor være starten på én, og vedtag den på næste møde. Det tager et kvarter og sparer en diskussion om formen hver gang, bestyrelsen skifter.
Tre vaner, der gør dagsordenen bedre
- Skriv indstillingen ind i punktet. ”Bestyrelsen beslutter, om rammen for hjemmesiden skal hæves til 80.000 kr.” er et punkt, man kan forberede sig på. ”Hjemmeside” er det ikke.
- Beslutninger først, orientering sidst. Hovederne er friskest i starten, og orientering kan sendes på skrift, hvis tiden slipper op.
- Samme rækkefølge som referatet. Når dagsorden og referat har samme punktnumre, kan man følge en sag fra møde til møde. Brug skabelonen til bestyrelsesreferat, som matcher denne dagsorden.
Dagsorden og referat hænger sammen
Giver I et referatværktøj dagsordenen på forhånd, kan det skrive referatet punkt for punkt i samme rækkefølge og med samme overskrifter, så det er let at godkende på næste møde. Agentis beder om dagsorden og deltagere, før mødet starter, af netop den grund.
Spørgsmål og svar
Hvad skal en dagsorden til bestyrelsesmøde indeholde?
Dato, tid og sted, godkendelse af dagsorden og sidste referat, opfølgning på opgaver, økonomi, sager til beslutning, sager til drøftelse, orientering, eventuelt og næste møde. Hvert punkt mærkes som beslutning, drøftelse eller orientering.
Må der træffes beslutninger under eventuelt?
Normalt ikke. Punktet er ikke varslet, så medlemmerne har ikke kunnet forberede sig. Skal noget besluttes, så sæt det på som et punkt på næste møde, eller tilføj det under godkendelse af dagsordenen, hvis alle er enige.
Hvor lang tid før skal dagsordenen sendes ud?
Det bestemmer vedtægterne eller forretningsordenen, ofte en til to uger. Står der ingen frist, så send den mindst en uge før, så bilag kan læses.
Hvem laver dagsordenen?
Typisk formanden, i nogle bestyrelser sammen med administrator eller sekretær. Alle medlemmer bør kunne få punkter på ved at skrive til formanden inden fristen.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →