Forretningsorden for bestyrelsen: skabelon og indhold
Vedtægterne siger, hvad bestyrelsen skal. Forretningsordenen siger, hvordan den gør det: hvornår der indkaldes, hvornår bestyrelsen kan træffe beslutninger, og hvem der skriver referatet. Her er, hvad den skal indeholde, og en skabelon, I kan tilpasse.
En forretningsorden er bestyrelsens egne regler for, hvordan den arbejder: møder, indkaldelse, beslutninger, inhabilitet, tavshedspligt og referat. Den er lovpligtig for bestyrelser i selskaber og i almene boligorganisationer, mens frivillige foreninger, andelsboligforeninger og afdelingsbestyrelser selv vælger, om de vil have en. Menighedsråd vedtager selv deres forretningsorden inden for menighedsrådslovens regler. Vedtægterne går altid forud for forretningsordenen.
Skal vi have en forretningsorden?
- Aktie- og anpartsselskaber: Ja. Har bestyrelsen mere end ét medlem, skal den have en forretningsorden (selskabsloven § 130).
- Almene boligorganisationer: Organisationsbestyrelsen skal have en (normalvedtægten, bilag 1, § 13, stk. 7). Afdelingsbestyrelsen kan selv vælge (bilag 1, § 20, stk. 4). Har den ingen forretningsorden, eller siger den intet om beboernes adgang, skal dagsordenen gøres tilgængelig for beboerne ved indkaldelsen og referatet senest fire uger efter mødet.
- Andelsboligforeninger: Efter ABF's standardvedtægter fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden (§ 27, stk. 3). Jeres egne vedtægter bestemmer.
- Menighedsråd: Rådet vedtager selv sin forretningsorden (menighedsrådsloven § 24, stk. 6), men loven fastsætter selv de vigtigste regler om møder, beslutningsdygtighed, protokol og inhabilitet.
- Frivillige foreninger: Intet krav. Men en kort forretningsorden sparer mange diskussioner, især når der kommer nye i bestyrelsen.
Hvad skal forretningsordenen indeholde?
- Konstituering og opgavefordeling: hvilke poster bestyrelsen har, og hvad hver post har ansvaret for.
- Møder og indkaldelse: hvor ofte I mødes, hvem der indkalder, med hvilket varsel, og hvor mange der kan kræve et ekstra møde.
- Dagsorden: hvem der sætter den, og hvornår punkter skal være meldt ind.
- Beslutningsdygtighed: hvor mange der skal være til stede.
- Afstemning: simpelt flertal, og hvad der sker ved stemmelighed.
- Inhabilitet: at et medlem, der har en personlig interesse i en sag, siger det og ikke deltager i behandlingen.
- Tavshedspligt og personsager: hvad der er fortroligt, og hvordan personsager skrives i referatet.
- Referat: hvem der skriver, hvornår det skal være klar, hvordan det godkendes, og hvor det offentliggøres.
- Beslutninger mellem møderne: om I kan beslutte pr. mail, og hvornår formanden kan handle alene i en hastesag.
- Økonomi: beløbsgrænser, og hvem der godkender udgifter.
- Ændring: hvordan forretningsordenen ændres.
Skabelon til forretningsorden
Skabelonen er skrevet til en forening eller andelsboligforening. Tilpas tallene, og slet det, der allerede står i jeres vedtægter, så I ikke har den samme regel to steder.
FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I [FORENINGENS NAVN]
Vedtaget på bestyrelsesmødet den [dato]
§ 1 Grundlag
Forretningsordenen supplerer foreningens vedtægter.
Ved uoverensstemmelse gælder vedtægterne.
§ 2 Konstituering
Bestyrelsen konstituerer sig på sit første møde efter den
ordinære generalforsamling med [næstformand, kasserer og
sekretær]. Konstitueringen skrives i referatet.
§ 3 Møder
Bestyrelsen holder mindst [x] møder om året efter en
mødeplan, der vedtages på det konstituerende møde.
Formanden indkalder med mindst [7] dages varsel og
dagsorden. To medlemmer kan kræve et ekstra møde.
§ 4 Dagsorden
Punkter meldes ind til formanden senest [10] dage før mødet.
Hvert punkt markeres som beslutning, drøftelse eller
orientering. Bilag sendes med indkaldelsen.
§ 5 Beslutninger
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af
medlemmerne er til stede, heriblandt formanden eller
næstformanden. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§ 6 Inhabilitet
Et medlem, der har en personlig eller økonomisk interesse
i en sag, skal sige det, før sagen behandles, og deltager
ikke i behandlingen eller afstemningen. Det skrives i
referatet.
§ 7 Tavshedspligt
Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt om personsager og
andre fortrolige oplysninger, også efter de er udtrådt.
§ 8 Referat
Sekretæren skriver et beslutningsreferat med beslutninger,
opgaver med ansvarlig og frist og punkter, der ikke blev
afgjort. Et medlem kan kræve sin afvigende mening kort
ført til referat. Udkastet sendes til bestyrelsen senest
[7] dage efter mødet og godkendes [på næste møde / pr. mail,
hvis ingen gør indsigelse inden 5 dage]. Det godkendte
referat lægges [på hjemmesiden / i medlemsområdet] uden
personsager.
Møder kan optages til brug for referatet, når det er sagt
ved mødets start. Optagelsen slettes, når referatet er
skrevet. Punkter for lukkede døre optages ikke.
§ 9 Beslutninger mellem møderne
Beslutninger kan træffes pr. mail, hvis alle medlemmer
har fået mulighed for at svare, og ingen kræver et møde.
Formanden kan træffe beslutning i hastesager, der ikke kan
vente. Beslutningen forelægges på næste møde og skrives
i referatet.
§ 10 Økonomi
Kassereren kan betale udgifter, der er med i budgettet.
Udgifter over [beløb] kr. uden for budgettet kræver en
beslutning i bestyrelsen.
§ 11 Ændring
Forretningsordenen kan ændres på et bestyrelsesmøde, når
ændringen står på dagsordenen. Den gennemgås hvert år på
det konstituerende møde.
Inhabilitet: hvilke regler gælder?
Forvaltningslovens regler om inhabilitet gælder for offentlige myndigheder, ikke for frivillige foreninger og andelsboligforeninger. Derfor skal jeres egne regler stå i vedtægterne eller forretningsordenen. ABF's standardvedtægter har en regel om inhabilitet i § 27, stk. 1.
Menighedsråd er en offentlig myndighed. Her gælder menighedsrådsloven §§ 26–28 sammen med forvaltningsloven: et medlem skal oplyse rådet om mulig inhabilitet, rådet afgør spørgsmålet, og et inhabilt medlem forlader lokalet under behandlingen.
Referatet hører med i forretningsordenen
De fleste uenigheder om referater handler om tre ting: hvem der skriver det, hvornår det er godkendt, og hvem der må se det. Skriv det ind i forretningsordenen, så er det afgjort på forhånd.
- Andelsboligforeninger: Efter ABF's standardvedtægter skriver sekretæren referatet, og hele bestyrelsen underskriver det (§ 27, stk. 2).
- Afdelingsbestyrelser: Fastsæt, hvordan og hvor dagsorden og referat gøres tilgængelige for beboerne. Gør I det ikke, gælder fristen på fire uger.
- Menighedsråd: Beslutningsprotokollen er lovpligtig og underskrives ved mødets slutning (§ 25). Et mødereferat ud over protokollen er et internt arbejdsdokument, og forretningsordenen kan sige, hvordan det bruges.
Vil I optage møderne for at gøre referatet lettere, så skriv det i forretningsordenen sammen med, hvornår optagelsen slettes. Læs mere i Må man optage et møde?
Sådan vedtager I den
- Tag skabelonen, og ret den til, så den passer til jeres vedtægter.
- Send den ud med indkaldelsen til et bestyrelsesmøde.
- Vedtag den på mødet, og skriv beslutningen og datoen i referatet.
- Gennemgå den hvert år på det konstituerende møde, så nye medlemmer kender reglerne.
Spørgsmål og svar
Hvad er forskellen på vedtægter og forretningsorden?
Vedtægterne er foreningens grundlov og vedtages af generalforsamlingen. Forretningsordenen er bestyrelsens egne regler for, hvordan den arbejder, og vedtages af bestyrelsen. Er der uoverensstemmelse, gælder vedtægterne.
Er det lovpligtigt at have en forretningsorden?
For bestyrelser i aktie- og anpartsselskaber og i almene boligorganisationer, ja. For frivillige foreninger, andelsboligforeninger og afdelingsbestyrelser er det frivilligt, medmindre jeres vedtægter kræver det. Menighedsråd vedtager selv deres forretningsorden.
Må bestyrelsen træffe beslutninger pr. mail?
Kun hvis vedtægterne eller forretningsordenen giver lov. Skriv i forretningsordenen, hvornår det er tilladt, fx når alle har fået mulighed for at svare, og ingen kræver et møde, og skriv beslutningen ind i referatet fra næste møde.
Skal forretningsordenen være offentlig?
Der er normalt ikke noget krav om det. Men det er en god idé at lægge den ud til medlemmerne eller beboerne, så de kan se, hvordan bestyrelsen arbejder, og hvornår referatet kommer.
Referatet efter forretningsordenen, uden aftenarbejde
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →