Må man optage et møde? Regler for optagelse og GDPR
Det korte svar: Ja, du må optage et møde, du selv deltager i. Men optagelsen er personoplysninger, så deltagerne skal have besked, der skal være et formål, og lyden skal slettes, når den har gjort sit. Her er reglerne og en huskeliste.
Ja, du må optage et møde, du selv deltager i. Straffeloven forbyder kun hemmelig optagelse af samtaler og lukkede møder, man ikke deltager i. Men en optagelse er personoplysninger, så efter GDPR skal deltagerne have besked om, at der optages og hvorfor, der skal være et lovligt grundlag, typisk legitim interesse i et rigtigt referat, og lyden skal slettes, når referatet er godkendt.
Straffeloven: du skal selv deltage
Straffelovens § 263 forbyder at optage samtaler og lukkede møder, man ikke selv deltager i, uden tilladelse. Deltager du selv i mødet, rammer forbuddet ikke. Det betyder, at en deltager strafferetligt må optage mødet, også uden at sige det. Men det betyder ikke, at det er en god idé, og det betyder ikke, at GDPR er opfyldt.
GDPR: deltagerne skal have besked
En optagelse af et møde er behandling af personoplysninger. Stemmer kan identificere personer, og det, der bliver sagt, handler ofte om personer. Derfor gælder databeskyttelsesreglerne, og de kræver i praksis fire ting:
- Et formål. ”Vi optager for at skrive referatet” er et klart formål. Sletter I lyden, når referatet er skrevet, er behandlingen let at forsvare.
- Et lovligt grundlag. For en forening, en bestyrelse eller en arbejdsplads er det oftest den legitime interesse i at dokumentere mødet rigtigt. Samtykke er sjældent det rigtige grundlag, fordi deltagerne skal kunne trække det tilbage, og så står I uden referat.
- Oplysning. Deltagerne skal vide, at mødet optages, hvad optagelsen bruges til, og hvornår den slettes. Det er oplysningspligten.
- Sletning. Gem ikke lyden længere end nødvendigt. Et referat er nødvendigt at gemme. Lyden er det normalt ikke, når referatet er godkendt.
Bruger I et referatværktøj, er jeres organisation dataansvarlig for optagelsen, og værktøjet er databehandler. Så skal der være en databehandleraftale, og I skal vide, hvor data behandles.
Huskeliste før I trykker Start
- Skriv det i indkaldelsen. ”Mødet optages til brug for referatet. Optagelsen slettes, når referatet er godkendt.”
- Sig det ved mødets start, og spørg, om nogen har noget imod det. Så er oplysningspligten opfyldt, og ingen bliver overrasket.
- Hold pause i optagelsen ved personsager. Skal bestyrelsen drøfte en beboers restance eller en medarbejders sygdom, så stop optagelsen under punktet, og lad referenten skrive det selv. Følsomme oplysninger kræver særlig omhu.
- Tjek værktøjet. Hvor behandles lyden, hvornår slettes den, bruges den til træning, og er der en databehandleraftale?
- Slet lyden, når referatet er godkendt. Vælg et værktøj, der gør det af sig selv.
Hvad Datatilsynet har sagt
Datatilsynet har ikke en vejledning, der handler specifikt om optagelse af møder. Den nærmeste praksis handler om optagelse af telefonsamtaler. Her krævede tilsynet i mange år samtykke, men i april 2024 ændrede det holdning: optagelse til uddannelsesformål kan ske uden samtykke, hvis den, der ringer, får besked og kan frabede sig optagelsen, enten før eller under samtalen. Dataminimering gælder stadig: optag ikke mere end nødvendigt, og gem det ikke længere end nødvendigt.
Overført til møder peger det på den model, vi beskriver her: besked på forhånd, mulighed for at sige fra, et klart formål og hurtig sletning. Det er ikke en garanti, men det er den linje, tilsynet selv har lagt på det nærmeste område.
Skriv det ind i forretningsordenen
Så skal det ikke diskuteres på hvert møde. En linje som denne kan kopieres ind i bestyrelsens forretningsorden eller i teamets mødeaftaler:
Optagelse af møder Bestyrelsens møder optages til brug for referatet. Det fremgår af indkaldelsen, og mødelederen nævner det ved mødets start. Optagelsen bruges kun til at skrive referatet og slettes, når referatet er godkendt. Under punkter om enkeltpersoner holdes optagelsen på pause. Et medlem kan bede om, at optagelsen stoppes under et punkt.
Særligt om onlinemøder
Teams, Zoom og Google Meet viser selv alle deltagere, at mødet optages, når I bruger deres egen optagelse. Optager I i stedet med et andet værktøj fra browseren, får deltagerne ingen besked fra systemet. Så skal I sige det selv. Læs mere i Referat af Teams-møde uden Copilot.
Hvad hvis en deltager ikke vil optages?
Juridisk er det i de fleste tilfælde organisationen, der bestemmer, når grundlaget er legitim interesse. I praksis er det klogt at lytte. Mulighederne er at holde pause i optagelsen under det punkt, personen taler, eller at lade referenten skrive mødet på den gamle måde. Et referatværktøj, ingen stoler på, bliver ikke brugt.
Må arbejdsgiveren optage møder?
Ja, med samme regler: formål, oplysning og sletning. En arbejdsgiver må ikke bruge optagelser til at overvåge medarbejdere i det skjulte, og optagelser af samtaler om den enkelte medarbejder, fx en tjenstlig samtale, kræver særlig omhu og normalt enighed om, at der optages.
Spørgsmål og svar
Må man optage et møde uden at sige det?
Strafferetligt ja, hvis du selv deltager. Efter databeskyttelsesreglerne nej: deltagerne skal have besked om, at der optages, hvorfor og hvor længe lyden gemmes.
Må man optage en Teams-samtale?
Ja, med samme regler som møder i rummet. Deltagerne skal vide det. Bruger I Teams’ egen optagelse, får de besked automatisk. Bruger I et andet værktøj, skal I sige det selv.
Skal vi have samtykke fra deltagerne?
Normalt ikke. Grundlaget er oftest organisationens legitime interesse i et rigtigt referat. Samtykke kan trækkes tilbage, og det passer dårligt til et referat. Men deltagerne skal have besked, og I skal tage hensyn til indsigelser.
Hvor længe må lydoptagelsen gemmes?
Så længe den er nødvendig for formålet. Er formålet referatet, bør lyden slettes, når referatet er godkendt. Agentis sletter optagelsen, når referatet er skrevet, og gemmer kun transskript og referat, indtil I selv sletter mødet.
Må bestyrelsen i en andelsboligforening optage bestyrelsesmøder?
Ja, med besked til deltagerne og med pause i optagelsen under personsager om beboere. Læs mere i Referat af bestyrelsesmøde i andelsboligforeningen.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →