AI-referat: sådan virker det, og hvad I skal tjekke
Et AI-referat er et mødereferat, der er skrevet af en maskine ud fra en optagelse af mødet. Det sparer den time, referenten ellers bruger efter mødet, men det er et udkast, ikke et færdigt referat. Her er, hvordan det virker, og hvad I selv skal tjekke.
Et AI-referat laves i tre trin: mødet optages, en talegenkendelsesmodel skriver det, der blev sagt, ned som tekst, og en sprogmodel skriver referatet med beslutninger og opgaver. Det tager få minutter og er lovligt, når deltagerne har fået besked, og der er en databehandleraftale. Et menneske skal stadig tjekke navne, tal, afstemninger, hvem der fik opgaven, og hvad der ikke blev afgjort.
Sådan bliver lyd til et referat
- Optagelse. Mødet optages med en mikrofon i rummet eller direkte fra det onlinemøde, I holder i Teams, Zoom eller Google Meet.
- Transskription. En talegenkendelsesmodel skriver alt, der bliver sagt, ned som tekst med tidspunkter og, hvis værktøjet kan, med en markering af, hvem der taler. Kvaliteten af dette trin afgør alt det følgende. Læs mere i Transskribering på dansk.
- Referat. En sprogmodel læser transskriptionen og skriver referatet i det format, I har valgt: beslutninger, opgaver, åbne punkter. Nogle værktøjer holder bagefter referatet op mod transskriptionen og markerer det, der ikke kan genfindes i det, der blev sagt.
Hele turen tager typisk et par minutter for et times møde.
Hvad AI gør godt
- Beslutninger og opgaver. Sprogmodellen er god til at skelne ”vi gør X” fra ”vi kunne overveje X”, og til at finde den person, der sagde ”det tager jeg”.
- Struktur. Referatet følger dagsordenen, også når mødet ikke gjorde det.
- Hukommelse. Maskinen glemmer ikke punkt 2, fordi punkt 7 blev ophedet.
- Tid. Referatet er klar, før deltagerne har forladt rummet, i stedet for dagen efter.
Hvad AI tager fejl af
- Navne og fagord. ”Lærkehaven” kan blive til ”Lerkehaven”, og et produktnavn bliver til et almindeligt ord. Det kommer fra transskriptionen, ikke fra sprogmodellen.
- Tal. ”Femten” og ”halvtreds” ligner hinanden i dårlig lyd. Beløb, datoer og afstemningstal skal altid tjekkes.
- Flere i munden på hinanden. Taler tre personer samtidig i længere tid, går ord tabt, og det, der mangler, er typisk det vigtige.
- Ironi og tøven. ”Ja, det kunne vi jo godt …” kan blive til en beslutning, selvom alle i rummet hørte, at det var et nej.
Fem ting, I skal tjekke, før referatet sendes ud
- Navne. Deltagerne, de valgte, de nævnte. Giv værktøjet deltagerlisten på forhånd, så bliver de fleste rigtige.
- Tal og beløb. Læs hver beslutning med et tal i, og hør det sted i optagelsen, hvis værktøjet kan vise det.
- Afstemningsresultater. Maskinen tæller ikke hænder. Skriv tallene ind selv.
- Hvem fik opgaven. Et ”jeg kigger på det” er ikke altid den person, maskinen tror.
- Det, der ikke blev afgjort. AI har en tendens til at lukke punkter, der i virkeligheden blev udskudt. Tjek, at de åbne punkter står som åbne.
Vælg et værktøj, der viser kilden: hvor i optagelsen hver beslutning kom fra. Så tager de fem tjek fem minutter i stedet for en genlytning af hele mødet.
Hvor ender lyden?
Et AI-referat kræver, at jeres møde sendes til en server. Spørg leverandøren, før I starter:
- Hvor behandles optagelsen? I EU/EØS, eller i USA? Hvilke underleverandører bruges til talegenkendelse og sprogmodel?
- Hvornår slettes lyden? Med det samme, når referatet er skrevet, eller gemmes den?
- Bruges jeres møder til at træne modeller? Svaret skal være nej, og det skal stå skriftligt.
- Er der en databehandleraftale? Jeres organisation er dataansvarlig for optagelsen, og leverandøren er databehandler.
Agentis’ svar på de fire spørgsmål står på siden Data og privatliv.
Sig det højt
Deltagerne skal vide, at mødet optages, før I trykker Start. Det gælder både i rummet og online. Læs reglerne i Må man optage et møde?
Skal det stå i referatet, at AI har skrevet det?
Der er ikke et krav om det, når et menneske har læst og godkendt referatet. Men det er god skik, og det forebygger diskussionen, når et navn er stavet forkert. En linje nederst som ”Referatet er skrevet med Agentis ud fra en optagelse af mødet og gennemlæst af referenten” er nok. Agentis sætter selv sådan en linje på, og den kan slås fra.
EU’s AI-forordning stiller ikke særlige krav til referatværktøjer; de er ikke højrisiko. Kravet om, at folk skal vide, når de taler med eller bliver optaget af et AI-system, løser I ved at sige det ved mødets start.
Sådan kommer I i gang: det første møde
- Vælg et møde, hvor lidt står på spil. Et teammøde, ikke generalforsamlingen.
- Skriv deltagerne og dagsordenen ind i værktøjet, før I starter. Det er den billigste måde at få navne og punkter rigtige på.
- Sig, at mødet optages, og hvorfor.
- Lad referenten skrive sit eget referat som normalt denne ene gang, og sammenlign bagefter. Så ved I præcis, hvad maskinen fanger, og hvad I selv skal tjekke.
- Slet lyden, når referatet er godkendt, eller vælg et værktøj, der gør det selv.
Spørgsmål og svar
Er AI-referater lovlige?
Ja. Optagelsen er behandling af personoplysninger, så deltagerne skal have besked, der skal være et formål, og I skal have en databehandleraftale med værktøjet. Der er ingen regel, der forbyder, at et referat skrives af en maskine, så længe et menneske står inde for det.
Kan AI skrive referat på dansk?
Ja, men kvaliteten afhænger af talegenkendelsen. Værktøjer, der bruger en engelsk model med dansk som tilvalg, hører markant mere forkert end værktøjer med en model, der er trænet på dansk tale.
Hvor lang tid tager et AI-referat?
Typisk et par minutter for et times møde, afhængigt af værktøjet. Det meste af tiden går med transskriptionen.
Skal vi stadig have en referent?
I skal have én, der læser udkastet igennem og står inde for det. Det tager fem til ti minutter i stedet for en time, og personen kan deltage i mødet i stedet for at skrive under det.
Hvad er forskellen på et AI-referat og Copilot?
Copilot er Microsofts AI-referat i Teams. Det kræver en licens til hver bruger og virker kun i Teams-møder. Andre værktøjer virker også i rummet og med én adgang til hele organisationen. Se sammenligningen af referatværktøjer.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →