Beslutningsreferat: hvad det er, og et eksempel
Et beslutningsreferat gengiver kun det, der blev besluttet, og hvem der skal gøre hvad. Debatten står der ikke. Det er den korteste form for mødereferat, og for de fleste møder er det også den bedste.
Et beslutningsreferat er et mødereferat, der kun gengiver mødets beslutninger, opgaver med navn og frist, og de punkter, der ikke blev afgjort. Det gengiver ikke drøftelsen. Det bruges i bestyrelser, teams og foreninger, og i selskaber som dokumentation over for Erhvervsstyrelsen. Nedenfor er et eksempel og en skabelon.
Hvad er et beslutningsreferat?
Et beslutningsreferat er et mødereferat, der kun gengiver mødets resultater: beslutninger, opgaver med navn og frist, og de punkter, der ikke blev afgjort. Det gengiver ikke, hvem der sagde hvad, eller hvilke argumenter der blev brugt.
Det er den form, de fleste bestyrelser, teams og foreninger bruger, fordi det er hurtigt at skrive, hurtigt at læse og sjældent giver anledning til diskussion om ordlyden.
Tre former for referat
Eksempel på et beslutningsreferat
Sådan kan et punkt se ud i et beslutningsreferat fra et bestyrelsesmøde:
3. Ny hjemmeside Sagen kort: Tilbud fra to bureauer er indhentet. Begge ligger over rammen. Beslutning: Rammen på 60.000 kr. fastholdes. Opgave: Indhente to nye tilbud inden for rammen – Jonas – 15. oktober Ikke afgjort: Om vi vælger et bureau eller laver siden selv. Tages op på næste møde.
Samme punkt i et diskussionsreferat ville også gengive, at et medlem foreslog at hæve rammen, og at flertallet ikke ville, fordi årets regnskab allerede viser et underskud. Det kan være nyttigt om et år, men det tager fire gange så lang tid at skrive.
Sådan skriver du en beslutning
- Skriv en hel sætning. ”Rammen på 60.000 kr. fastholdes”, ikke ”hjemmeside: ramme”.
- Skriv tallet, datoen eller navnet ind. En beslutning uden det konkrete indhold kan ikke følges op.
- Brug ”ikke afgjort”, når punktet ikke blev afgjort. Det er også en oplysning, og den forhindrer, at punktet forsvinder.
- Skriv afstemningstallene, hvis der blev stemt. ”Vedtaget med 5 stemmer for, 2 imod” er en beslutning, man kan stole på.
- Skil beslutning fra opgave. Beslutningen er, hvad I vil. Opgaven er, hvem der gør det hvornår.
Skabelon til beslutningsreferat
BESLUTNINGSREFERAT [Organisation] – [mødetype], [dato] Til stede: [navne] Afbud: [navne] Referent: [navn] 1. [Punktets titel] Beslutning: [hel sætning med tal, dato eller navn] Afstemning: [for / imod / hverken for eller imod – hvis der blev stemt] Opgave: [hvad] – [hvem] – [frist] 2. [Punktets titel] Beslutning: Ikke afgjort. Tages op [hvornår]. 3. [Punktets titel] Beslutning: Opgave: Næste møde: [dato, tid og sted] Godkendt: [dato / på mødet den …]
Beslutningsreferat i selskaber: Erhvervsstyrelsen
I anpartsselskaber og aktieselskaber har beslutningsreferatet en særlig rolle. Når selskabet registrerer en ændring hos Erhvervsstyrelsen på Virk, fx ny direktion eller bestyrelse, nye vedtægter eller en kapitalforhøjelse, skal beslutningen dokumenteres med et referat af den generalforsamling eller det bestyrelsesmøde, der traf den. Selskabsloven § 128 kræver desuden, at der føres protokol over bestyrelsens forhandlinger, som underskrives af alle tilstedeværende medlemmer.
Her er et beslutningsreferat det rigtige format: dato, hvem der deltog, at mødet var beslutningsdygtigt, beslutningen i præcis ordlyd (fx den nye vedtægtstekst eller det nye kapitalbeløb) og underskrifter. Drøftelsen skal ikke med, og den kan være uheldig at have liggende i et dokument, der sendes til en myndighed.
Hvornår er et beslutningsreferat ikke nok?
Når nogen senere kan spørge ”hvorfor?”. Det gælder typisk vedtægtsændringer, større økonomiske beslutninger, personsager og alle beslutninger, der blev truffet mod et mindretal. Her bør referatet også gengive de vigtigste argumenter, og et medlem, der er uenig, har normalt ret til at få sin uenighed ført til referat.
Mange bestyrelser løser det ved at skrive beslutningsreferat som hovedregel og udvide til diskussionsreferat på de få punkter, hvor det er nødvendigt.
Spørgsmål og svar
Hvad er forskellen på et beslutningsreferat og et diskussionsreferat?
Et beslutningsreferat gengiver kun beslutninger og opgaver. Et diskussionsreferat gengiver også de vigtigste synspunkter, der lå bag, normalt uden navne.
Skal et beslutningsreferat godkendes?
I bestyrelser: ja, på næste møde som fast punkt. I teams er det nok, at det sendes ud, og at alle kan rette inden for et par dage.
Må jeg skrive, hvem der stemte imod?
Ja, hvis medlemmet beder om det, eller hvis jeres vedtægter kræver det. Ellers er det nok at skrive stemmetallene.
Kan et referatværktøj skrive et beslutningsreferat?
Ja. Agentis’ bestyrelsesformat skriver netop beslutning, opgave og ”ikke afgjort” pr. punkt ud fra optagelsen, med henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes.
Kan referatet skrive sig selv?
Agentis optager mødet og skriver et udkast på dansk med beslutninger, opgaver og en henvisning til det sted i mødet, hvor det blev sagt. Et menneske læser udkastet igennem, før det sendes ud. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og data behandles i EU/EØS. Det er gratis i testperioden.
Prøv det på jeres egne møder →