Til den i bestyrelsen, der plejer at skrive referatet: Tryk Start møde, vær med i mødet som alle andre, og få et udkast med beslutninger, opgaver og et tidsstempel på hvert punkt, når mødet er slut.
Det er godt at vide, hvor kravet kommer fra, for det er jeres egne vedtægter, der bestemmer formen.
Loven siger hverken, hvor ofte bestyrelsen skal mødes, eller at der skal skrives referat. Da loven blev ændret i 2018, blev et forslag om månedlige møder med beslutningsreferat ikke vedtaget.
Vedtægterne og bestyrelsens forretningsorden bestemmer, om der føres protokol eller referat, hvem der skriver under, og hvem der får det. Bruger I ABF’s standardvedtægter, så læs afsnittet om bestyrelsen.
Beslutninger om boligafgift, lån og vedligehold vedrører alle andelshavere. Ved salg af en andel og over for banken bliver der spurgt til beslutningerne, og en ny bestyrelse skal kunne se, hvorfor taget blev udskudt.
Skriv beløb og antal, ikke navne. Det, der handler om en enkelt beboer, gemmes i et lukket bilag hos bestyrelsen og administrator.
Kilder: lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber og bemærkningerne til lovændringen i 2018. Generalforsamlingens referat har ofte egne regler om underskrift i vedtægterne – se Referat af generalforsamling. Siden er en praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning.
I mødelokalet eller online – eller upload en optagelse, I allerede har. Sig ved mødets start, at mødet optages til referat.
Referatet skrives punkt for punkt: beslutningen, afstemningen, hvis der blev stemt, og opgaver med navn og frist. Det, der ikke blev afgjort, står som ”ikke afgjort”, så det kommer med på næste dagsorden.
Klik på et punkt for at se, hvor i mødet det blev sagt. Fjern det, der ikke skal ud til andelshaverne, og send referatet. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet.
Sæt restancer, klager og fremleje sidst på dagsordenen, og afslut optagelsen, før I når dertil. Så kommer de aldrig med i udkastet.
Navne på håndværkere, adresser og beløb kan høres forkert. Hvert punkt kan tjekkes mod transskriptet, før referatet går ud.
Taler flere i munden på hinanden i længere tid, går der ord tabt. En dirigent, der giver ordet, giver også et bedre referat.
Hvad skal med, hvem må se det, og hvordan I håndterer personsager.
SkabelonKopiér den, eller hent den som Word-fil.
GeneralforsamlingSkabelon og regler for underskrift og udsendelse.
DagsordenFaste punkter og en skabelon, I kan kopiere.
ReferatformHvad det er, og et eksempel på, hvordan det ser ud.
Optagelse og GDPRHvad I skal sige til deltagerne, og hvornår I skal lade være.
Nej. Andelsboligforeningsloven kræver det ikke. Kravet står i jeres vedtægter og forretningsorden, og de fleste foreninger skriver et beslutningsreferat af hvert møde, fordi andelshavere, købere og banker spørger efter det.
Nej. Der er ét login til hele foreningen, som bestyrelsen deler. Ingen skal have en licens pr. person.
Server, talegenkendelse og sprogmodel kører i EU/EØS. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet, og jeres møder bruges ikke til at træne modeller. Se, hvem der behandler hvad.
Ja, men med mange deltagere i et stort lokale skal lyden være god. Brug en mikrofon, bed folk tale én ad gangen, og fortæl forsamlingen, at der optages. Dirigent og referent skal stadig læse referatet igennem og skrive under efter vedtægterne.
Referatet er jeres. I kan kopiere det ind i jeres eget dokument og sende det til administrator, som I plejer.
Har jeres andelsboligforening fået en partnerkode gennem en landsorganisation eller en samarbejdspartner? Med koden er alle jeres møder gratis frem til 1. februar 2027. Skriv koden her, så opretter I jeres login på næste side.
Har I ingen kode? Skriv til os, så finder vi ud af det.
Skriv et par linjer om jeres andelsboligforening, og hvor mange møder I holder. Vi svarer inden for en hverdag.