Til formanden eller den i afdelingsbestyrelsen, der skriver referatet: Tryk Start møde, og få et udkast med beslutninger, opgaver og et tidsstempel på hvert punkt – klar til at hænge op eller lægge på afdelingens side.
Normalvedtægten for almene boligorganisationer har klare regler for, hvornår beboerne skal kunne læse, hvad deres afdelingsbestyrelse har besluttet.
Har afdelingsbestyrelsens forretningsorden ingen regler om beboernes adgang til dagsorden og referat, skal dagsordenen gøres tilgængelig for beboerne, når der indkaldes, og referatet senest 4 uger efter mødet.
Afdelingsbestyrelsen kan i en forretningsorden fastsætte, hvordan dagsorden og referat gøres tilgængelige. Tjek, hvad jeres siger om frist og sted, fx opslagstavle eller afdelingens hjemmeside.
Et kort referat af forhandlingerne optages i en protokol og underskrives af dirigenten og afdelingsbestyrelsens formand. Udskriften skal være tilgængelig for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødet.
Referatet hænger på opslagstavlen eller ligger på nettet. Klager, husordenssager og andet om en enkelt beboer skrives uden navn og adresse.
Kilde: Bekendtgørelse nr. 718 af 13. juni 2016 om normalvedtægter for en almen boligorganisation med almene boligafdelinger, bilag 1, § 18, stk. 5, og § 20, stk. 4. I boligorganisationer med generalforsamling som øverste myndighed står reglerne i bilag 2, § 19, stk. 4. Jeres boligorganisations egne vedtægter kan have flere regler. Siden er en praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning.
I fælleshuset eller online – eller upload en optagelse, I allerede har. Sig ved mødets start, at mødet optages til referat.
Referatet skrives punkt for punkt med beslutninger, afstemninger og opgaver med navn og frist. Det, der skal videre til afdelingsmødet eller ejendomskontoret, står tydeligt.
Klik på et punkt for at se, hvor i mødet det blev sagt. Fjern navne på enkelte beboere, og gør referatet tilgængeligt – længe før de 4 uger er gået. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet.
Sæt klager og sager om enkelte beboere sidst på dagsordenen, og afslut optagelsen, før I når dertil.
Navne, bloknumre og fagord kan høres forkert. Hvert punkt kan tjekkes mod transskriptet, før referatet hænges op.
Alle i mødet skal vide, at der optages – også gæster fra ejendomskontoret eller boligorganisationen.
Kopiér den, eller hent den som Word-fil.
DagsordenFaste punkter og en skabelon, I kan kopiere.
ReferatformHvad det er, og et eksempel på, hvordan det ser ud.
GeneralforsamlingSkabelon og regler for underskrift og udsendelse.
Optagelse og GDPRHvad I skal sige til deltagerne, og hvornår I skal lade være.
AI-referatOg hvad I skal tjekke, før referatet sendes ud.
Efter normalvedtægten senest 4 uger efter mødet, hvis jeres forretningsorden ikke siger andet. Kilden er bekendtgørelse nr. 718 af 13. juni 2016, bilag 1, § 20, stk. 4.
Ja. Et kort referat af forhandlingerne optages i en protokol, underskrives af dirigenten og afdelingsbestyrelsens formand og skal være tilgængeligt for lejerne senest 4 uger efter mødet (bilag 1, § 18, stk. 5).
Nej. Der er ét login til hele afdelingsbestyrelsen, som I deler.
Server, talegenkendelse og sprogmodel kører i EU/EØS, og optagelsen slettes, når referatet er skrevet. Se, hvem der behandler hvad.
Ja, men med mange beboere i et stort lokale skal lyden være god. Brug en mikrofon, bed folk tale én ad gangen, og fortæl forsamlingen, at der optages. Dirigent og formand skal stadig læse referatet igennem og skrive under.
Har jeres afdelingsbestyrelse fået en partnerkode gennem boligorganisationen eller en samarbejdspartner? Med koden er alle jeres møder gratis frem til 1. februar 2027. Skriv koden her, så opretter I jeres login på næste side.
Har I ingen kode? Skriv til os, så finder vi ud af det.
Skriv et par linjer om jeres afdeling, og hvor mange møder I holder. Vi svarer inden for en hverdag.