Til den frivillige i bestyrelsen eller på sekretariatet, der altid ender med at skrive referatet: Tryk Start møde, og få et udkast med beslutninger, opgaver og et tidsstempel på hvert punkt, når mødet er slut.
I Danmark er der ingen generel foreningslov. Til gengæld er der vedtægter, banker, fonde og den næste bestyrelse.
Vedtægterne og en eventuel forretningsorden bestemmer, om bestyrelsen skal skrive referat, hvem der godkender det, og om medlemmerne kan se det. Står der intet, er et kort beslutningsreferat stadig god skik.
Referatet fra generalforsamlingen dokumenterer valg, regnskab og vedtægtsændringer. Banken beder typisk om det, når der skal skiftes kasserer eller tegningsret.
Når I søger kommunen eller en fond om tilskud, kan I blive bedt om vedtægter, regnskab og referat fra generalforsamlingen. Det er lettere, når referaterne ligger klar.
Når formanden eller kassereren stopper, er referaterne det eneste, der fortæller den nye, hvad der er aftalt med kommunen, udlejeren og samarbejdspartnerne.
Siden er en praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning. Jeres vedtægter og eventuelle tilskudsbetingelser går forud for alt, der står her.
I lokalet, online i Teams, Zoom eller Google Meet – eller upload en optagelse, I allerede har. Sig ved mødets start, at mødet optages til referat.
Bestyrelsesmøde giver et referat punkt for punkt med beslutninger og afstemninger. Koordinationsmøder og netværksmøder kan skrives som handlingsreferat: beslutninger, opgaver og åbne punkter.
Klik på et punkt for at se, hvor i mødet det blev sagt, ret det, der er hørt forkert, og send referatet. Optagelsen slettes, når referatet er skrevet.
Selvhjælpsgrupper, samtalegrupper og rådgivning skal ikke optages. Agentis er til bestyrelsesmøder, koordinationsmøder og planlægning.
Alle i mødet skal vide, at der optages, og have mulighed for at sige fra. Det gælder også gæster og nye frivillige.
Navne og stednavne kan høres forkert. Hvert punkt kan tjekkes mod transskriptet, før referatet sendes ud.
Kopiér den, eller hent den som Word-fil.
GeneralforsamlingSkabelon og regler for underskrift og udsendelse.
DagsordenFaste punkter og en skabelon, I kan kopiere.
ReferatformHvad det er, og et eksempel på, hvordan det ser ud.
Optagelse og GDPRHvad I skal sige til deltagerne, og hvornår I skal lade være.
OnlinemøderTre måder uden ekstra licens.
Nej, ikke generelt. Der er ingen foreningslov i Danmark, så det er jeres vedtægter, der bestemmer. De fleste vedtægter kræver et referat af generalforsamlingen, og mange bestyrelser skriver også et kort beslutningsreferat af deres møder.
Ja. Agentis giver ét login pr. organisation. Frivilligcentret får ét login til sine egne møder, og de foreninger, I hjælper, kan oprette hver deres.
Server, talegenkendelse og sprogmodel kører i EU/EØS, og optagelsen slettes, når referatet er skrevet. Sig altid til deltagerne, at der optages. Læs mere om reglerne for optagelse.
Ja. Åbn mødet i Chrome eller Edge på en computer, så optager Agentis lyden fra mødefanen og jeres egen mikrofon. Det virker med Teams, Zoom og Google Meet.
Nej. Der er ét login til hele foreningen, som I deler.
Har jeres forening eller frivilligcenter fået en partnerkode gennem en paraplyorganisation eller en samarbejdspartner? Med koden er alle jeres møder gratis frem til 1. februar 2027. Skriv koden her, så opretter I jeres login på næste side.
Har I ingen kode? Skriv til os, så finder vi ud af det.
Skriv et par linjer om jeres forening eller frivilligcenter, og hvor mange møder I holder. Vi svarer inden for en hverdag.