Automatisk journalnotat til kommunen — fra rå noter til færdigt dokument

Et journalnotat i kommunal sagsbehandling er ikke blot et referat. Det er et retsgyldigt dokument, der dokumenterer, hvad der er sket i en sag: hvad borgeren har oplyst, hvilke vurderinger sagsbehandleren har foretaget, og hvilke aftaler eller afgørelser der er truffet. Kravene til indhold og præcision følger af forvaltningsloven, retssikkerhedsloven og — afhængigt af sagstype — speciallovgivning på fx social- og beskæftigelsesområdet. Et godt journalnotat er derfor struktureret, neutralt i sproget, faktabaseret og dækkende nok til, at en kollega kan overtage sagen uden at miste vigtige oplysninger.

I praksis består et velfungerende journalnotat typisk af fire elementer: en indledning med dato, deltagere og samtalens formål; en beskrivelse af borgerens situation og egne udsagn; sagsbehandlerens faglige vurdering; og en afsnitsdel med aftaler, handleplaner eller næste skridt. Denne struktur gør notatet nyttigt i to retninger på én gang: det sikrer, at intet væsentligt bliver glemt, og det gør det muligt for ledelse og tilsyn at følge sagsforløbet uden at skulle rekonstruere det fra fragmenterede indførsler.

Problemet er, at det tager tid at skrive et notat, der lever op til disse krav. Mange erfarne sagsbehandlere bruger 30-45 minutter pr. notat — ikke fordi de er langsomme, men fordi opgaven reelt er kompliceret: råmaterialet er stikord og hukommelse, slutproduktet skal være et præcist og fagligt forankret dokument. Og fordi dagen er fyldt med samtaler, mails og afgørelser, sker notatskrivningen ofte sent, når de skarpeste detaljer allerede er begyndt at blive uskarpe. Det øger risikoen for, at centrale oplysninger udelades eller formuleres upræcist — med konsekvenser for borgerens retssikkerhed og kommunens dokumentationspligt.

Automatisk journalnotat med AI til kommunen adresserer præcis dette punkt. Agentis Journalnotat-flow lader sagsbehandleren indsætte sine rå noter — stikord, ufærdige sætninger, kronologisk blandet tekst — og omdanner dem til et struktureret udkast med fagligt sprog og korrekt opbygning. Processen tager sekunder i stedet for minutter. Sagsbehandleren bruger den frigjorte tid på at gennemlæse, justere og godkende — ikke på at skrive fra bunden. Det betyder, at den faglige vurdering forbliver hos sagsbehandleren, mens det rutineprægede skrivearbejde håndteres af agenten.

Et centralt spørgsmål ved ethvert AI-redskab i offentlig forvaltning er, hvad der sker med borgernes data. Agentis behandler alle oplysninger på infrastruktur placeret inden for EU og videresender ikke data til tredjepart. Der føres fuld audit-log over, hvem der har anvendt systemet, hvad der er sendt ind, og hvad der er genereret — så det til enhver tid er muligt at rekonstruere sagsforløbet i forbindelse med aktindsigt, tilsyn eller intern kontrol. Løsningen er designet til at understøtte kommunens forpligtelser efter GDPR og de krav, der følger af det europæiske regelsæt om kunstig intelligens.

Menneskets godkendelse er ikke et valgfrit lag — det er en grundlæggende del af flowet. Agenten producerer et udkast; sagsbehandleren beslutter, om det er korrekt, ufuldstændigt eller skal tilrettes, inden det journaliseres. Ingen notater lagres i fagsystemet uden eksplicit godkendelse. Det er denne arbejdsdeling, der gør det forsvarligt at anvende AI i dokumentationsopgaver, der har direkte retlig betydning for borgeren: AI-en løfter det mekaniske arbejde, det faglige ansvar forbliver hos sagsbehandleren.

Vil du se, om flowet passer til jeres arbejdsgange? Du kan køre demoen direkte på denne side uden at oprette en konto — indsæt dine egne noter fra en anonymiseret sag eller brug det forudfyldte eksempel. Ønsker du at integrere automatisk journalnotat med AI i kommunens sagsbehandlingssystem, kan Agentis tilpasses til jeres fagsystem, jeres dokumentationsskabeloner og jeres adgangsstyring. Tag kontakt for at høre mere om, hvad en implementering konkret ville kræve hos jer.